Les limites des systèmes traditionnels de gestion des appels

Il n’y a rien de plus rassurant que la gestion de ses appels depuis sa propre entreprise. Vous pouvez voir en direct la personne qui discute avec vos clients et vos partenaires. Par ailleurs, avec un secrétaire dans votre local, vous gardez la main sur vos équipements et vos données. Mais derrière cette impression de maîtrise, plusieurs inconvénients découlent de ce système presque dépassé. En effet, la gestion des appels en local demande du temps et des moyens. Avant de vous lancer dans cette voie, il convient donc de prendre en compte les limites souvent sous-estimées de ce modèle.

Des coûts élevés et difficiles à maîtriser

La mise en place d’un système téléphonique local requiert un budget important. Vous avez besoin d’espace, du matériel et une équipe pour réaliser l’installation et la maintenance. Il faut également penser à la formation du personnel si vous ne souhaitez pas engager directement un professionnel. Bien évidemment, ces frais s’ajoutent au coût des lignes et des abonnements.

Parfois, une panne ou une mise à jour imprévue peut vite alourdir votre facture. Bien sûr, il existe quelques astuces pour réduire les frais. Mais les solutions hébergées ou en ligne proposées par Les Demoiselles du Téléphone offrent souvent moins de contraintes financières.

Pour rappel, les services proposés par Les Demoiselles du Téléphone s’adressent aux entreprises, aux cliniques et centres médicaux, aux cabinets juridiques et à tous les professionnels qui recherchent de l’assistance pour répondre aux appels. Vous pouvez la joindre au 04 71 43 16 46 ou à l’adresse e-mail [email protected]. Son siège social se trouve au 92 Rue de Marmiesse – 15000 Aurillac (France).

Une maintenance chronophage et technique

Une fois le système installé, la gestion quotidienne devient un véritable casse-tête. En effet, chaque problème technique doit être résolu sur place, parfois dans l’urgence. Or, il est possible que votre entreprise ne dispose pas du personnel qualifié pour le faire. Vous devez alors faire appel à des prestataires externes, ce qui rallonge les délais et augmente les coûts.

Afin d’éviter les désagréments, vous devez anticiper les besoins de maintenance de votre centre d’appel local. Autrement dit, la gestion locale des appels exige une réactivité constante. Par contre, ces problèmes n’existent pas avec un service externalisé. L’agent sera toujours disponible et il n’y a pas de risque que les clients tombent sur la messagerie à cause d’une panne.

Un manque de flexibilité face aux évolutions

Le monde professionnel évolue vite, et la téléphonie n’y échappe pas. Malheureusement, votre système local peine à suivre le rythme. Dès que votre entreprise grandit ou modifie son organisation, il devient complexe d’adapter l’infrastructure. Vous devez parfois racheter du matériel ou reconfigurer le réseau pour garantir la réception des appels entrants.

Outre le coût, ces démarches freinent la souplesse dont vous pourriez avoir besoin. Pour ne pas bloquer votre croissance, il convient donc de penser à la scalabilité dès le départ. Une solution plus souple, à savoir l’externalisation de la gestion des appels, permet d’ajouter ou de retirer des lignes selon vos besoins.

Des risques accrus en cas de panne ou d’incident

Votre communication externe et interne peut se figer lors d’un incident comme une panne électrique, une anomalie réseau ou un incendie. Or, le maintien de la communication avec les partenaires et les clients est essentiel dans le monde des affaires. Vous risquez de perdre un client ou un contrat chaque fois que vous êtes injoignables.

Si vous ne souhaitez pas encore vous séparer de votre secrétaire local malgré ces problèmes, vous pouvez choisir un système hybride combinant cloud et local. Dans ce cas, un agent à distance est prêt à vous dépanner s’il y a un problème au bureau.

Une technologie qui vieillit vite

Les équipements téléphoniques locaux deviennent rapidement obsolètes. D’ailleurs, les fabricants réduisent peu à peu leur support pour ces systèmes. Ainsi, au moment de moderniser votre réseau, vous risquez de devoir tout remplacer. Pour ne pas vous limiter à une technologie en fin de vie, vous avez intérêt à suivre les tendances. Effectivement, la gestion locale ne permet pas toujours de profiter des dernières innovations comme la messagerie unifiée ou la visioconférence intégrée.